Acord de prelucrare a datelor (DPA)

Aceasta este o traducere de conveniență. Versiunea în limba engleză este cea obligatorie.

Acest acord stabilește modul în care Aphroa prelucrează datele cu caracter personal în numele dumneavoastră. Se aplică pentru Fair Lead Hub și pentru fiecare serviciu în care putem vedea date cu caracter personal pe site-ul sau în sistemele dumneavoastră. Dumneavoastră sunteți operatorul, iar Aphroa este persoana dumneavoastră împuternicită în temeiul articolului 28 din RGPD. Acordul face parte din termenii și condițiile noastre și produce efecte la plasarea unei comenzi sau la începerea unei probe.

1. Părțile și domeniul de aplicare

• Operator: compania care plasează o comandă sau începe o probă („dumneavoastră”).
• Persoana împuternicită: Sedeus, întreprindere individuală, care activează sub marca Aphroa („noi”). Titularul întreprinderii: Sercan Uslu. Adresa și datele de contact se găsesc în informațiile legale.
• Servicii acoperite: Fair Lead Hub, precum și Website Fix & Speed, New Website, SEO & AI Visibility, Integrations & Automation și For Agencies, atunci când ne oferiți acces la sisteme care conțin date cu caracter personal.
• Datele cu caracter personal pe care ni le trimiteți printr-un formular de solicitare sau de comandă sunt prelucrate de noi în calitate de operator. Acest lucru este descris în politica de confidențialitate, nu aici.

2. Obiectul și durata

Obiectul este prelucrarea descrisă la punctul 3. Acordul se aplică atât timp cât furnizăm un serviciu acoperit de acesta, plus timpul de care avem nevoie pentru a returna sau a șterge datele în temeiul punctului 10.

3. Natura și scopul prelucrării

• Fair Lead Hub: punem la dispoziție aplicația web cu care scanați cărți de vizită, citiți datele de pe ele, păstrați și exportați contactele, precum și pregătiți și trimiteți e-mailuri de bun venit și de urmărire de pe adresa dumneavoastră și prin SMTP-ul dumneavoastră. E-mailurile de urmărire sunt personalizate cu instrumente automate.
• Lucrări pe site-ul sau în sistemele dumneavoastră: folosim accesul pe care ni-l oferiți pentru a efectua lucrarea convenită. Putem vedea date cu caracter personal stocate acolo, de exemplu intrări din formulare, comenzi sau conturi de utilizator. Le folosim exclusiv pentru a efectua lucrarea.
• Prelucrăm datele numai în aceste scopuri, nu în scopuri proprii. Nu le vindem.

4. Categoriile de date și de persoane vizate

• Fair Lead Hub: persoanele ale căror cărți de vizită le scanați sau ale căror date le introduceți; propriii dumneavoastră angajați care folosesc aplicația. Date: nume, funcție, companie, adresă de e-mail, număr de telefon, site, conținutul e-mailurilor de urmărire pregătite pentru ele, precum și datele de cont ale utilizatorilor dumneavoastră.
• Lucrări în sistemele dumneavoastră: clienții, vizitatorii site-ului, utilizatorii și angajații dumneavoastră, în măsura în care datele lor se află în sistemele la care avem acces. Date: date de contact, date de cont, date despre comenzi și formulare, date tehnice.
• Vă rugăm să nu ne oferiți categorii speciale de date (art. 9 RGPD) sau date privind condamnări penale. Dacă sistemele dumneavoastră conțin astfel de date, informați-ne înainte de a ne oferi accesul.

5. Obligațiile dumneavoastră

• Dumneavoastră răspundeți pentru legalitatea prelucrării, inclusiv pentru temeiul juridic, informarea persoanelor vizate și, atunci când este necesar, consimțământul lor pentru e-mailuri.
• Ne dați instrucțiuni în scris (e-mailul este suficient). Termenii noștri, oferta și utilizarea serviciului de către dumneavoastră reprezintă instrucțiunile dumneavoastră complete la început.
• Ne informați fără întârziere dacă o instrucțiune nu poate fi respectată în mod legal sau dacă datele sunt incorecte.

6. Obligațiile noastre

• Prelucrăm datele cu caracter personal numai pe baza instrucțiunilor dumneavoastră documentate, inclusiv în cazul transferurilor către alte țări, cu excepția cazului în care legea impune altfel. Vă informăm dacă considerăm că o instrucțiune încalcă legislația privind protecția datelor.
• Toate persoanele care au acces la date în numele nostru sunt obligate să păstreze confidențialitatea.
• Luăm măsurile prevăzute la punctul 7.
• Folosim sub-persoane împuternicite numai așa cum este prevăzut la punctul 8.
• Vă ajutăm, în măsura posibilului, să răspundeți cererilor persoanelor vizate (acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, opoziție). Dacă o astfel de persoană ne scrie direct, vă transmitem cererea.
• Vă ajutăm să vă îndepliniți obligațiile prevăzute la articolele 32-36 din RGPD (securitate, notificarea încălcărilor, evaluarea impactului, consultare), ținând cont de informațiile de care dispunem.
• Vă informăm fără întârzieri nejustificate și cel târziu în 24 de ore după ce aflăm de o încălcare a securității datelor cu caracter personal care afectează datele dumneavoastră și vă oferim informațiile de care dispunem pentru a vă ajuta să efectuați notificarea.
• Vă punem la dispoziție informațiile necesare pentru a demonstra că respectăm acest acord (punctul 11).

7. Măsuri tehnice și organizatorice

Aceste măsuri se aplică site-ului, formularelor și sistemelor noastre de e-mail.

• Conexiuni criptate: site-ul și formularele noastre funcționează numai prin HTTPS. E-mailurile sunt trimise de pe propriul nostru server de e-mail, prin conexiuni criptate.
• Acces limitat: accesul la datele dumneavoastră este limitat la persoanele care au nevoie de ele pentru lucrarea dumneavoastră. Vă rugăm să oferiți accesul printr-un cont temporar creat pentru lucrare. Folosim accesul exclusiv pentru lucrare și vă rugăm să îl închideți la încheierea lucrării.
• Minimizarea datelor: nu stocăm adrese IP în evidențele noastre de lead-uri și de consimțământ; stocăm un hash care se modifică zilnic. Solicităm doar datele de care are nevoie o lucrare.
• Păstrare scurtă: evidențele sunt șterse automat după perioada lor de păstrare: lead-urile după 24 de luni, e-mailurile aflate în coadă după 30 de zile, jurnalul pluginului nostru de trimitere după 14 zile, jurnalele serverului după 7 zile.
• Securizarea site-ului nostru: editarea fișierelor din zona de administrare este dezactivată, interfața XML-RPC este dezactivată, listele de nume de utilizator nu sunt expuse, iar accesul la baza de date folosește interogări pregătite.
• Protecție împotriva abuzurilor: formularele au un câmp ascuns, un token de timp semnat, Cloudflare Turnstile și o limită a numărului de încercări.
• Server de e-mail propriu: nu trimitem e-mailurile noastre printr-un serviciu terț de e-mailing.

8. Sub-persoane împuternicite

Ne dați o autorizare generală de a folosi sub-persoanele împuternicite din tabel. Vă informăm prin e-mail sau pe această pagină înainte de a adăuga sau a înlocui una. Puteți formula o obiecție, pentru un motiv întemeiat de protecție a datelor, în termen de 30 de zile. Dacă nu ajungem la un acord, oricare dintre noi poate înceta serviciul afectat.

9. Transferuri către alte țări

Cloudflare, Inc. are sediul în Statele Unite. Pentru acest transfer ne bazăm pe cadrul UE–SUA privind confidențialitatea datelor (Data Privacy Framework), în cazul în care furnizorul este certificat, precum și pe clauzele contractuale standard.

Anthropic are sediul în Statele Unite. Datele din Fair Lead Hub care ajung la Anthropic pentru citirea cărților de vizită și personalizarea e-mailurilor sunt transferate numai cu garanții adecvate.

Noi avem sediul în Türkiye, pentru care nu există o decizie de adecvare a UE, și accesăm datele de acolo. Dacă normele privind transferurile impun garanții pentru datele dumneavoastră, convenim împreună cu dumneavoastră garanții adecvate, de exemplu clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene. Scrieți-ne la legal@aphroa.com și le punem în aplicare.

10. Ștergerea și returnarea datelor

La încheierea serviciului, ștergem datele dumneavoastră cu caracter personal sau vi le returnăm, la alegerea dumneavoastră, în termen de 30 de zile. Returnăm contactele din Fair Lead Hub sub forma unui fișier CSV. Accesul pe care ni l-ați oferit nu mai este folosit. Păstrăm datele numai dacă legea o impune și, în acest caz, numai în acest scop.

11. Informații și audituri

La cerere, vă punem la dispoziție informațiile necesare pentru a demonstra că respectăm acest acord. Dacă acestea nu sunt suficiente, puteți verifica prelucrarea noastră, cu un preaviz rezonabil, în timpul programului de lucru și fără a perturba ceilalți clienți ai noștri. Fiecare parte își suportă propriile costuri. Verificările vizează numai prelucrarea datelor dumneavoastră.

12. Răspunderea și alte condiții

Condițiile privind răspunderea din termenii și condițiile noastre se aplică prezentului acord. Dacă prezentul acord și termenii diferă în privința datelor cu caracter personal, se aplică prezentul acord.

13. Legea aplicabilă și competența jurisdicțională

Prezentul acord este guvernat de legislația Republicii Türkiye. Instanțele și birourile de executare din Eskişehir sunt competente, cu excepția cazului în care o normă imperativă prevede altfel.

14. Contact

Întrebări despre acest acord: legal@aphroa.com.