Verwerkersovereenkomst (DPA)

Dit is een gemakshalve vertaling. De Engelse versie is bindend.

Deze overeenkomst legt vast hoe Aphroa namens u met persoonsgegevens omgaat. Zij geldt voor Fair Lead Hub en voor elke dienst waarbij wij persoonsgegevens op uw website of in uw systemen kunnen zien. U bent de verwerkingsverantwoordelijke en Aphroa is uw verwerker in de zin van artikel 28 AVG. Zij maakt deel uit van onze algemene voorwaarden en gaat in wanneer u bestelt of een proefperiode start.

1. Partijen en reikwijdte

• Verwerkingsverantwoordelijke: het bedrijf dat bestelt of een proefperiode start (“u”).
• Verwerker: Sedeus, een eenmanszaak, handelend onder de naam Aphroa (“wij”). Eigenaar: Sercan Uslu. Adres en contactgegevens staan in de juridische informatie.
• Gedekte diensten: Fair Lead Hub, en Website Fix & Speed, New Website, SEO & AI Visibility, Integrations & Automation en For Agencies wanneer u ons toegang geeft tot systemen met persoonsgegevens.
• Persoonsgegevens die u ons in een aanvraag- of bestelformulier stuurt, verwerken wij als verwerkingsverantwoordelijke. Dat staat beschreven in onze privacyverklaring, niet hier.

2. Onderwerp en duur

Het onderwerp is de verwerking die in paragraaf 3 wordt beschreven. De overeenkomst loopt zolang wij een dienst leveren die eronder valt, plus de tijd die wij nodig hebben om gegevens terug te geven of te verwijderen volgens paragraaf 10.

3. Aard en doel van de verwerking

• Fair Lead Hub: wij leveren de web-app waarmee u visitekaartjes scant, de gegevens erop uitleest, de contacten bewaart en exporteert, en welkomst- en opvolg-e-mails voorbereidt en verstuurt vanaf uw eigen adres en SMTP. Opvolg-e-mails worden met automatische hulpmiddelen gepersonaliseerd.
• Werk aan uw website of systemen: wij gebruiken de toegang die u ons geeft om het overeengekomen werk uit te voeren. Wij kunnen persoonsgegevens zien die daar zijn opgeslagen, bijvoorbeeld formulierinzendingen, bestellingen of gebruikersaccounts. Wij gebruiken ze alleen om het werk uit te voeren.
• Wij verwerken gegevens alleen voor deze doeleinden en niet voor onszelf. Wij verkopen ze niet.

4. Soorten gegevens en betrokkenen

• Fair Lead Hub: personen van wie u visitekaartjes scant of wier gegevens u invoert; uw eigen medewerkers die de app gebruiken. Gegevens: naam, functie, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer, website en de inhoud van de voor hen voorbereide opvolg-e-mails, en de accountgegevens van uw gebruikers.
• Werk aan uw systemen: uw klanten, websitebezoekers, gebruikers en medewerkers, voor zover hun gegevens zich op de systemen bevinden waartoe wij toegang hebben. Gegevens: contactgegevens, accountgegevens, bestel- en formuliergegevens, technische gegevens.
• Geef ons geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (art. 9 AVG) of gegevens over strafrechtelijke veroordelingen. Bevatten uw systemen zulke gegevens, meld dat dan voordat u ons toegang geeft.

5. Uw verplichtingen

• U bent verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking, waaronder een rechtsgrond, informatie aan de betrokkenen en, waar nodig, hun toestemming voor e-mails.
• U geeft ons schriftelijk instructies (e-mail geldt ook). Onze voorwaarden, de offerte en uw gebruik van de dienst vormen bij de start uw volledige instructies.
• U meldt ons onverwijld als een instructie niet rechtmatig kan worden uitgevoerd of als de gegevens onjuist zijn.

6. Onze verplichtingen

• Wij verwerken persoonsgegevens alleen op uw gedocumenteerde instructies, ook voor doorgifte naar andere landen, tenzij de wet anders vereist. Wij melden u als wij van mening zijn dat een instructie in strijd is met de gegevensbeschermingswetgeving.
• Iedereen die namens ons toegang heeft tot de gegevens, is gebonden aan geheimhouding.
• Wij nemen de maatregelen uit paragraaf 7.
• Wij gebruiken subverwerkers alleen zoals in paragraaf 8 bepaald.
• Wij helpen u, voor zover mogelijk, bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar). Als zo’n persoon rechtstreeks aan ons schrijft, geven wij het verzoek aan u door.
• Wij helpen u bij uw verplichtingen op grond van artikel 32 tot en met 36 AVG (beveiliging, melding van datalekken, gegevensbeschermingseffectbeoordeling, voorafgaande raadpleging), rekening houdend met wat wij weten.
• Wij informeren u zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 24 uur, nadat wij kennisnemen van een inbreuk op persoonsgegevens die uw gegevens treft, en wij geven u de informatie die wij hebben om u te helpen bij de melding.
• Wij geven u de informatie die nodig is om aan te tonen dat wij aan deze overeenkomst voldoen (paragraaf 11).

7. Technische en organisatorische maatregelen

Deze maatregelen gelden voor onze website, formulieren en mailsystemen.

• Versleutelde verbindingen: onze website en formulieren werken alleen via HTTPS. E-mails worden vanaf onze eigen mailserver via versleutelde verbindingen verzonden.
• Beperkte toegang: toegang tot uw gegevens is beperkt tot de personen die die voor uw opdracht nodig hebben. Wij vragen u toegang te geven via een tijdelijk account dat voor de opdracht is aangemaakt. Wij gebruiken toegang alleen voor de opdracht en vragen u die te sluiten wanneer de opdracht eindigt.
• Gegevensminimalisatie: wij slaan geen IP-adressen op in onze lead- en toestemmingsregistraties; wij slaan een hash op die elke dag verandert. Wij vragen alleen om de gegevens die een opdracht nodig heeft.
• Korte bewaartermijnen: registraties worden na hun bewaartermijn automatisch verwijderd: leads na 24 maanden, e-mails in de wachtrij na 30 dagen, het logboek van onze verzendplug-in na 14 dagen, serverlogs na 7 dagen.
• Beveiliging van onze website: het bewerken van bestanden in het beheergedeelte is uitgeschakeld, de XML-RPC-interface is uitgeschakeld, lijsten met gebruikersnamen worden niet openbaar gemaakt en databasetoegang gebruikt voorbereide query’s (prepared statements).
• Bescherming tegen misbruik: formulieren hebben een verborgen veld, een ondertekend tijdtoken, Cloudflare Turnstile en een limiet op het aantal pogingen.
• Eigen mailserver: wij versturen onze e-mails niet via een mailingdienst van een derde.

8. Subverwerkers

U geeft ons een algemene toestemming om de subverwerkers uit de tabel te gebruiken. Wij informeren u per e-mail of op deze pagina voordat wij er een toevoegen of vervangen. U kunt binnen 30 dagen bezwaar maken om een goede reden op het gebied van gegevensbescherming. Als wij er niet uitkomen, kan elk van ons de betrokken dienst beëindigen.

9. Doorgifte naar andere landen

Cloudflare, Inc. is gevestigd in de Verenigde Staten. Voor deze doorgifte baseren wij ons op het EU-VS-gegevensprivacykader (Data Privacy Framework) wanneer de aanbieder is gecertificeerd, en op standaardcontractbepalingen.

Anthropic is gevestigd in de Verenigde Staten. Gegevens van Fair Lead Hub die naar Anthropic gaan voor het uitlezen van kaartjes en de personalisering van e-mails, worden alleen met passende waarborgen doorgegeven.

Wij zijn gevestigd in Türkiye, waarvoor geen adequaatheidsbesluit van de EU bestaat, en wij openen gegevens vanaf daar. Als de doorgifteregels waarborgen voor uw gegevens vereisen, spreken wij met u geschikte waarborgen af, bijvoorbeeld de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Schrijf naar legal@aphroa.com en wij leggen ze vast.

10. Verwijdering en teruggave

Wanneer de dienst eindigt, verwijderen wij uw persoonsgegevens of geven wij ze aan u terug, zoals u kiest, binnen 30 dagen. Contacten uit Fair Lead Hub geven wij terug als CSV-bestand. Toegang die u ons hebt gegeven, wordt niet meer gebruikt. Wij bewaren gegevens alleen als de wet dat vereist, en dan alleen voor dat doel.

11. Informatie en audits

Op verzoek geven wij u de informatie die nodig is om aan te tonen dat wij deze overeenkomst nakomen. Is dat niet genoeg, dan mag u onze verwerking controleren, na redelijke aankondiging, tijdens kantooruren en zonder onze andere klanten te hinderen. Elke partij draagt haar eigen kosten. Controles betreffen alleen de verwerking van uw gegevens.

12. Aansprakelijkheid en overige bepalingen

De aansprakelijkheidsbepalingen van onze algemene voorwaarden gelden voor deze overeenkomst. Als deze overeenkomst en de voorwaarden over persoonsgegevens van elkaar verschillen, gaat deze overeenkomst voor.

13. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op deze overeenkomst is het recht van de Republiek Türkiye van toepassing. De rechtbanken en uitvoeringskantoren van Eskişehir zijn bevoegd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

14. Contact

Vragen over deze overeenkomst: legal@aphroa.com.