Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA)

To jest tłumaczenie poglądowe. Wiążąca jest wersja angielska.

Niniejsza umowa określa, w jaki sposób Aphroa przetwarza dane osobowe w Państwa imieniu. Dotyczy Fair Lead Hub oraz każdej usługi, w ramach której możemy widzieć dane osobowe na Państwa stronie internetowej lub w Państwa systemach. Są Państwo administratorem, a Aphroa Państwa podmiotem przetwarzającym na podstawie art. 28 RODO. Umowa stanowi część naszego regulaminu usług i wchodzi w życie z chwilą złożenia zamówienia lub rozpoczęcia okresu próbnego.

1. Strony i zakres

• Administrator: firma, która składa zamówienie lub rozpoczyna okres próbny („Państwo”).
• Podmiot przetwarzający: Sedeus, jednoosobowa działalność gospodarcza, działająca pod marką Aphroa („my”). Właściciel firmy: Sercan Uslu. Adres i dane kontaktowe znajdują się w informacjach prawnych.
• Usługi objęte umową: Fair Lead Hub oraz Website Fix & Speed, New Website, SEO & AI Visibility, Integrations & Automation i For Agencies, gdy udzielają nam Państwo dostępu do systemów zawierających dane osobowe.
• Dane osobowe, które przesyłają nam Państwo w formularzu zapytania lub zamówienia, przetwarzamy jako administrator. Opisuje to nasza polityka prywatności, a nie niniejsza umowa.

2. Przedmiot i czas trwania

Przedmiotem jest przetwarzanie opisane w punkcie 3. Umowa obowiązuje tak długo, jak świadczymy objętą nią usługę, oraz przez czas potrzebny na zwrot lub usunięcie danych zgodnie z punktem 10.

3. Charakter i cel przetwarzania

• Fair Lead Hub: udostępniamy aplikację internetową, za pomocą której skanują Państwo wizytówki, odczytują zawarte w nich dane, przechowują i eksportują kontakty oraz przygotowują i wysyłają e-maile powitalne i uzupełniające z własnego adresu i SMTP. E-maile uzupełniające są personalizowane za pomocą automatycznych narzędzi.
• Prace na Państwa stronie lub w systemach: wykorzystujemy udzielony nam dostęp do wykonania uzgodnionych prac. Możemy widzieć zapisane tam dane osobowe, na przykład wpisy z formularzy, zamówienia lub konta użytkowników. Wykorzystujemy je wyłącznie do wykonania pracy.
• Dane przetwarzamy wyłącznie w tych celach, a nie we własnych. Nie sprzedajemy ich.

4. Rodzaje danych i osoby, których dane dotyczą

• Fair Lead Hub: osoby, których wizytówki skanują Państwo lub których dane wprowadzają; Państwa pracownicy korzystający z aplikacji. Dane: imię i nazwisko, stanowisko, firma, adres e-mail, numer telefonu, strona internetowa oraz treść przygotowanych dla nich e-maili uzupełniających, a także dane kont Państwa użytkowników.
• Prace w Państwa systemach: Państwa klienci, odwiedzający stronę, użytkownicy i pracownicy, o ile ich dane znajdują się w systemach, do których mamy dostęp. Dane: dane kontaktowe, dane kont, dane zamówień i formularzy, dane techniczne.
• Prosimy nie przekazywać nam szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO) ani danych o wyrokach skazujących. Jeśli Państwa systemy zawierają takie dane, prosimy poinformować nas przed udzieleniem dostępu.

5. Państwa obowiązki

• Odpowiadają Państwo za zgodność przetwarzania z prawem, w tym za podstawę prawną, informację dla osób, których dane dotyczą, oraz, w razie potrzeby, ich zgodę na e-maile.
• Polecenia przekazują nam Państwo na piśmie (e-mail wystarcza). Nasz regulamin, wycena i korzystanie przez Państwa z usługi stanowią na początku Państwa pełne polecenia.
• Niezwłocznie informują nas Państwo, jeśli polecenia nie można wykonać zgodnie z prawem lub jeśli dane są błędne.

6. Nasze obowiązki

• Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie na Państwa udokumentowane polecenie, także w przypadku przekazywania do innych krajów, chyba że prawo wymaga inaczej. Informujemy Państwa, jeśli uważamy, że polecenie narusza przepisy o ochronie danych.
• Każda osoba mająca z naszej strony dostęp do danych jest zobowiązana do zachowania poufności.
• Stosujemy środki opisane w punkcie 7.
• Korzystamy z dalszych podmiotów przetwarzających wyłącznie na zasadach określonych w punkcie 8.
• W miarę możliwości pomagamy Państwu odpowiadać na żądania osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw). Jeśli taka osoba napisze bezpośrednio do nas, przekazujemy żądanie Państwu.
• Pomagamy Państwu w wypełnianiu obowiązków wynikających z art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków, konsultacje), uwzględniając posiadaną przez nas wiedzę.
• Informujemy Państwa bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu 24 godzin od stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych dotyczącego Państwa danych, i przekazujemy posiadane informacje, aby pomóc w zgłoszeniu.
• Przekazujemy Państwu informacje potrzebne do wykazania, że wywiązujemy się z niniejszej umowy (punkt 11).

7. Środki techniczne i organizacyjne

Te środki dotyczą naszej strony internetowej, formularzy i systemów pocztowych.

• Szyfrowane połączenia: nasza strona i formularze działają wyłącznie przez HTTPS. E-maile są wysyłane z naszego własnego serwera pocztowego szyfrowanymi połączeniami.
• Ograniczony dostęp: dostęp do Państwa danych mają tylko osoby, które potrzebują go do Państwa zlecenia. Prosimy o udzielenie dostępu przez tymczasowe konto utworzone na potrzeby zlecenia. Dostęp wykorzystujemy wyłącznie do zlecenia i prosimy o jego zamknięcie po jego zakończeniu.
• Minimalizacja danych: w rejestrach leadów i zgód nie przechowujemy adresów IP; zapisujemy skrót zmieniający się codziennie. Prosimy tylko o dane potrzebne do zlecenia.
• Krótkie przechowywanie: rekordy są usuwane automatycznie po upływie okresu przechowywania: leady po 24 miesiącach, e-maile w kolejce po 30 dniach, dziennik naszej wtyczki do wysyłki po 14 dniach, logi serwera po 7 dniach.
• Utwardzenie zabezpieczeń naszej strony: edycja plików w panelu administracyjnym jest wyłączona, interfejs XML-RPC jest wyłączony, listy nazw użytkowników nie są ujawniane, a dostęp do bazy danych odbywa się z użyciem zapytań przygotowanych.
• Ochrona przed nadużyciami: formularze mają ukryte pole, podpisany token czasu, Cloudflare Turnstile i limit prób.
• Własny serwer pocztowy: nie wysyłamy naszych e-maili przez zewnętrzną usługę mailingową.

8. Dalsze podmioty przetwarzające

Udzielają nam Państwo ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych w tabeli. Informujemy Państwa e-mailem lub na tej stronie, zanim dodamy lub zastąpimy któryś z nich. Mogą Państwo wnieść sprzeciw z ważnych powodów związanych z ochroną danych w ciągu 30 dni. Jeśli nie uda się nam porozumieć, każda ze stron może zakończyć objętą tym usługę.

9. Przekazywanie danych do innych krajów

Cloudflare, Inc. ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych. W przypadku tego przekazania opieramy się na unijno-amerykańskich Ramach Ochrony Danych (EU–US Data Privacy Framework), jeśli dostawca posiada certyfikat, oraz na standardowych klauzulach umownych.

Anthropic ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Dane Fair Lead Hub przekazywane do Anthropic w celu odczytu wizytówek i personalizacji e-maili są przekazywane wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń.

Mamy siedzibę w Turcji, w odniesieniu do której nie istnieje decyzja UE stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, i otwieramy dane stamtąd. Jeśli przepisy o przekazywaniu danych wymagają zabezpieczeń dla Państwa danych, uzgadniamy z Państwem odpowiednie zabezpieczenia, na przykład standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej. Prosimy pisać na adres legal@aphroa.com, a wprowadzimy je.

10. Usunięcie i zwrot danych

Po zakończeniu usługi usuwamy Państwa dane osobowe lub zwracamy je Państwu, według Państwa wyboru, w ciągu 30 dni. Kontakty z Fair Lead Hub zwracamy jako plik CSV. Udzielony nam dostęp nie jest już wykorzystywany. Dane zachowujemy wyłącznie wtedy, gdy wymaga tego prawo, i tylko w tym celu.

11. Informacje i audyty

Na żądanie przekazujemy Państwu informacje potrzebne do wykazania, że przestrzegamy niniejszej umowy. Jeśli to nie wystarczy, mogą Państwo skontrolować nasze przetwarzanie po rozsądnym uprzedzeniu, w godzinach pracy i bez zakłócania pracy naszych innych klientów. Każda ze stron ponosi własne koszty. Kontrole obejmują wyłącznie przetwarzanie Państwa danych.

12. Odpowiedzialność i pozostałe postanowienia

Do niniejszej umowy stosuje się postanowienia o odpowiedzialności zawarte w naszym regulaminie usług. Jeśli niniejsza umowa i regulamin różnią się w kwestii danych osobowych, obowiązuje niniejsza umowa.

13. Prawo właściwe i jurysdykcja

Niniejsza umowa podlega prawu Republiki Turcji. Właściwe są sądy i urzędy egzekucyjne w Eskişehir, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.

14. Kontakt

Pytania dotyczące niniejszej umowy: legal@aphroa.com.