Accord de sous-traitance des données (DPA)

Cette traduction est fournie à titre de commodité. En cas de divergence, seule la version anglaise fait foi.

Cet accord décrit comment Aphroa traite des données personnelles pour votre compte. Il s’applique à Fair Lead Hub et à chaque service pour lequel nous pouvons voir des données personnelles sur votre site web ou vos systèmes. Vous êtes le responsable du traitement et Aphroa est votre sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Il fait partie de nos conditions générales et prend effet lorsque vous commandez ou démarrez un essai.

1. Parties et champ d’application

• Responsable du traitement : l’entreprise qui commande ou démarre un essai (« vous »).
• Sous-traitant : Sedeus, une entreprise individuelle, exerçant sous la marque Aphroa (« nous »). Chef d’entreprise : Sercan Uslu. L’adresse et les coordonnées figurent dans les mentions légales.
• Services concernés : Fair Lead Hub, ainsi que Website Fix & Speed, New Website, SEO & AI Visibility, Integrations & Automation et For Agencies lorsque vous nous donnez accès à des systèmes qui contiennent des données personnelles.
• Les données personnelles que vous nous envoyez dans un formulaire de demande ou de commande sont traitées par nous en tant que responsable du traitement. Cela est décrit dans notre politique de confidentialité, et non ici.

2. Objet et durée

L’objet est le traitement décrit à la section 3. L’accord s’applique aussi longtemps que nous fournissons un service qu’il couvre, plus le temps nécessaire pour restituer ou supprimer les données conformément à la section 10.

3. Nature et finalité du traitement

• Fair Lead Hub : nous fournissons l’application web avec laquelle vous scannez des cartes de visite, lisez les données qui y figurent, conservez et exportez les contacts, et préparez et envoyez des e-mails de bienvenue et de suivi depuis votre propre adresse et votre propre SMTP. Les e-mails de suivi sont personnalisés à l’aide d’outils automatiques.
• Travail sur votre site web ou vos systèmes : nous utilisons l’accès que vous nous donnez pour réaliser le travail convenu. Nous pouvons voir les données personnelles qui y sont stockées, par exemple des saisies de formulaires, des commandes ou des comptes utilisateurs. Nous les utilisons uniquement pour réaliser le travail.
• Nous traitons les données uniquement pour ces finalités et non pour nos propres besoins. Nous ne les vendons pas.

4. Types de données et personnes concernées

• Fair Lead Hub : les personnes dont vous scannez les cartes de visite ou dont vous saisissez les coordonnées ; votre propre personnel qui utilise l’application. Données : nom, fonction, entreprise, adresse e-mail, numéro de téléphone, site web, contenu des e-mails de suivi préparés à leur intention, et données de compte de vos utilisateurs.
• Travail sur vos systèmes : vos clients, visiteurs de site web, utilisateurs et personnel, dans la mesure où leurs données se trouvent sur les systèmes auxquels nous avons accès. Données : coordonnées, données de compte, données de commande et de formulaire, données techniques.
• Merci de ne pas nous confier de catégories particulières de données (art. 9 du RGPD) ni de données relatives à des condamnations pénales. Si vos systèmes contiennent de telles données, dites-le-nous avant de nous donner accès.

5. Vos obligations

• Vous êtes responsable de la licéité du traitement, y compris de la base juridique, de l’information des personnes concernées et, si nécessaire, de leur consentement pour les e-mails.
• Vous nous donnez vos instructions par écrit (l’e-mail suffit). Nos conditions, le devis et votre utilisation du service constituent vos instructions complètes au départ.
• Vous nous informez sans délai si une instruction ne peut pas être suivie légalement ou si les données sont erronées.

6. Nos obligations

• Nous traitons les données personnelles uniquement sur vos instructions documentées, y compris pour les transferts vers d’autres pays, sauf si la loi exige autrement. Nous vous informons si nous estimons qu’une instruction enfreint la législation sur la protection des données.
• Toute personne qui a accès aux données pour nous est tenue à la confidentialité.
• Nous prenons les mesures décrites à la section 7.
• Nous ne faisons appel à des sous-traitants ultérieurs que dans les conditions de la section 8.
• Nous vous aidons, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition). Si une telle personne nous écrit directement, nous vous transmettons sa demande.
• Nous vous aidons à remplir vos obligations au titre des articles 32 à 36 du RGPD (sécurité, notification des violations, analyse d’impact, consultation), compte tenu des informations dont nous disposons.
• Nous vous informons dans les meilleurs délais, et au plus tard dans les 24 heures, après avoir eu connaissance d’une violation de données personnelles qui touche vos données, et nous vous transmettons les informations dont nous disposons pour vous aider à la notifier.
• Nous vous donnons les informations nécessaires pour démontrer que nous respectons cet accord (section 11).

7. Mesures techniques et organisationnelles

Ces mesures s’appliquent à notre site web, à nos formulaires et à nos systèmes de messagerie.

• Connexions chiffrées : notre site web et nos formulaires fonctionnent uniquement en HTTPS. Les e-mails sont envoyés depuis notre propre serveur de messagerie via des connexions chiffrées.
• Accès limité : l’accès à vos données est limité aux personnes qui en ont besoin pour votre mission. Nous vous demandons de donner l’accès via un compte temporaire créé pour la mission. Nous utilisons l’accès uniquement pour la mission, et nous vous demandons de le fermer à la fin de la mission.
• Minimisation des données : nous ne stockons pas d’adresses IP dans nos enregistrements de leads et de consentement ; nous stockons un hash qui change chaque jour. Nous ne demandons que les données nécessaires à une mission.
• Conservation courte : les enregistrements sont supprimés automatiquement à l’issue de leur durée de conservation : leads après 24 mois, e-mails en file d’attente après 30 jours, journal de notre extension d’envoi après 14 jours, journaux du serveur après 7 jours.
• Renforcement de la sécurité de notre site web : la modification de fichiers dans l’espace d’administration est désactivée, l’interface XML-RPC est désactivée, les listes de noms d’utilisateurs ne sont pas exposées, et l’accès à la base de données utilise des requêtes préparées.
• Protection contre les abus : les formulaires comportent un champ masqué, un jeton horaire signé, Cloudflare Turnstile et une limite du nombre de tentatives.
• Serveur de messagerie propre : nous n’envoyons pas nos e-mails via un service d’envoi tiers.

8. Sous-traitants ultérieurs

Vous nous donnez une autorisation générale de faire appel aux sous-traitants ultérieurs du tableau. Nous vous informons par e-mail ou sur cette page avant d’en ajouter ou d’en remplacer un. Vous pouvez vous y opposer pour un motif légitime de protection des données dans un délai de 30 jours. Si nous ne parvenons pas à un accord, chacun de nous peut mettre fin au service concerné.

9. Transferts vers d’autres pays

Cloudflare, Inc. est établie aux États-Unis. Pour ce transfert, nous nous appuyons sur le cadre de protection des données UE–États-Unis lorsque le prestataire est certifié, ainsi que sur les clauses contractuelles types.

Anthropic est établie aux États-Unis. Les données de Fair Lead Hub transmises à Anthropic pour la lecture des cartes et la personnalisation des e-mails ne sont transférées qu’avec des garanties appropriées.

Nous sommes établis en Turquie, pour laquelle il n’existe pas de décision d’adéquation de l’UE, et nous ouvrons des données depuis ce pays. Si les règles de transfert exigent des garanties pour vos données, nous convenons avec vous de garanties adaptées, par exemple les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Écrivez à legal@aphroa.com et nous les mettrons en place.

10. Suppression et restitution

Lorsque le service prend fin, nous supprimons vos données personnelles ou nous vous les restituons, selon votre choix, dans un délai de 30 jours. Nous restituons les contacts de Fair Lead Hub sous forme de fichier CSV. L’accès que vous nous avez donné n’est plus utilisé. Nous ne conservons des données que si la loi l’exige, et alors uniquement à cette fin.

11. Informations et audits

Sur demande, nous vous donnons les informations nécessaires pour démontrer que nous respectons cet accord. Si cela ne suffit pas, vous pouvez contrôler notre traitement, moyennant un préavis raisonnable, pendant les heures de travail et sans perturber nos autres clients. Chaque partie supporte ses propres frais. Les contrôles portent uniquement sur le traitement de vos données.

12. Responsabilité et autres conditions

Les conditions de responsabilité de nos conditions générales s’appliquent à cet accord. En cas de divergence entre cet accord et les conditions générales sur les données personnelles, cet accord prévaut.

13. Droit applicable et juridiction compétente

Cet accord est régi par le droit de la République de Turquie. Les tribunaux et les offices d’exécution d’Eskişehir sont compétents, sauf disposition impérative contraire.

14. Contact

Questions sur cet accord : legal@aphroa.com.