Smlouva o zpracování osobních údajů

Toto je informativní překlad. Závazná je anglická verze.

Tato smlouva stanoví, jak Aphroa nakládá s osobními údaji vaším jménem. Vztahuje se na Fair Lead Hub a na každou službu, při které můžeme vidět osobní údaje na vašem webu nebo v systémech. Vy jste správce a Aphroa je váš zpracovatel podle článku 28 GDPR. Je součástí našich obchodních podmínek a vstupuje v platnost, když zadáte objednávku nebo zahájíte zkušební verzi.

1. Strany a rozsah

• Správce: podnikatel, který objednává nebo zahajuje zkušební verzi („vy“).
• Zpracovatel: Sedeus, osoba samostatně výdělečně činná, působící pod značkou Aphroa („my“). Majitel podniku: Sercan Uslu. Adresa a kontaktní údaje jsou uvedeny v právních informacích.
• Dotčené služby: Fair Lead Hub a Website Fix & Speed, New Website, SEO & AI Visibility, Integrations & Automation a For Agencies, pokud nám poskytnete přístup do systémů, které obsahují osobní údaje.
• Osobní údaje, které nám zašlete v poptávce nebo objednávkovém formuláři, zpracováváme jako správce. To je popsáno v našich zásadách ochrany osobních údajů, nikoli zde.

2. Předmět a doba trvání

Předmětem je zpracování popsané v oddílu 3. Smlouva platí po dobu, po kterou poskytujeme službu, na kterou se vztahuje, a po dobu, kterou potřebujeme k vrácení nebo smazání údajů podle oddílu 10.

3. Povaha a účel zpracování

• Fair Lead Hub: poskytujeme webovou aplikaci, pomocí které skenujete vizitky, načítáte z nich údaje, uchováváte a exportujete kontakty a připravujete a odesíláte uvítací e-maily a e-maily po veletrhu z vlastní adresy a vlastního SMTP. E-maily po veletrhu se personalizují automatickými nástroji.
• Práce na vašem webu nebo v systémech: přístup, který nám poskytnete, používáme k provedení dohodnuté práce. Můžeme vidět osobní údaje, které jsou tam uloženy, například záznamy z formulářů, objednávky nebo uživatelské účty. Používáme je pouze k provedení práce.
• Údaje zpracováváme pouze pro tyto účely a nikoli pro vlastní. Neprodáváme je.

4. Druhy údajů a dotčené osoby

• Fair Lead Hub: osoby, jejichž vizitky naskenujete nebo jejichž údaje zadáte; vaši vlastní zaměstnanci, kteří aplikaci používají. Údaje: jméno, funkce, společnost, e-mailová adresa, telefonní číslo, web a obsah e-mailů po veletrhu připravených pro ně a údaje o účtech vašich uživatelů.
• Práce ve vašich systémech: vaši zákazníci, návštěvníci webu, uživatelé a zaměstnanci, pokud jsou jejich údaje v systémech, ke kterým máme přístup. Údaje: kontaktní údaje, údaje o účtech, údaje o objednávkách a formulářích, technické údaje.
• Neposkytujte nám prosím zvláštní kategorie údajů (čl. 9 GDPR) ani údaje o odsouzení za trestné činy. Pokud vaše systémy takové údaje obsahují, sdělte nám to dříve, než nám poskytnete přístup.

5. Vaše povinnosti

• Odpovídáte za zákonnost zpracování, včetně právního základu, informování dotčených osob a v případě potřeby jejich souhlasu s e-maily.
• Pokyny nám dáváte písemně (e-mail se počítá). Naše podmínky, nabídka a vaše používání služby jsou vaše úplné pokyny na začátku.
• Bez prodlení nám sdělíte, pokud nelze pokyn zákonně splnit nebo pokud jsou údaje chybné.

6. Naše povinnosti

• Osobní údaje zpracováváme pouze na základě vašich zdokumentovaných pokynů, a to i pokud jde o předání do jiných zemí, pokud právo nevyžaduje jinak. Informujeme vás, pokud se domníváme, že pokyn porušuje právo na ochranu osobních údajů.
• Každý, kdo má za nás přístup k údajům, je vázán mlčenlivostí.
• Přijímáme opatření uvedená v oddílu 7.
• Další zpracovatele využíváme pouze tak, jak je stanoveno v oddílu 8.
• Pokud je to možné, pomáháme vám vyřizovat žádosti dotčených osob (přístup, oprava, výmaz, omezení, přenositelnost, námitka). Pokud nám taková osoba napíše přímo, žádost předáme vám.
• Pomáháme vám s povinnostmi podle článků 32 až 36 GDPR (zabezpečení, oznamování porušení, posouzení vlivu, konzultace) s ohledem na to, co víme.
• Bez zbytečného odkladu, nejpozději do 24 hodin poté, co se dozvíme o porušení zabezpečení osobních údajů, které se týká vašich údajů, vás informujeme a poskytneme vám informace, které máme, abyste mohli učinit oznámení.
• Poskytneme vám informace potřebné k prokázání, že tuto smlouvu plníme (oddíl 11).

7. Technická a organizační opatření

Tato opatření se vztahují na náš web, formuláře a poštovní systémy.

• Šifrovaná spojení: náš web a formuláře fungují pouze přes HTTPS. E-maily se odesílají z našeho vlastního poštovního serveru přes šifrovaná spojení.
• Omezený přístup: přístup k vašim údajům je omezen na osoby, které jej pro vaši zakázku potřebují. Žádáme vás, abyste přístup poskytli prostřednictvím dočasného účtu vytvořeného pro zakázku. Přístup používáme pouze pro zakázku a žádáme vás, abyste jej po jejím skončení zrušili.
• Minimalizace údajů: IP adresy v záznamech o leadech a souhlasech neukládáme; ukládáme hash, který se každý den mění. Žádáme pouze o údaje, které zakázka potřebuje.
• Krátké uchovávání: záznamy se po uplynutí doby uchovávání automaticky mažou: leady po 24 měsících, e-maily ve frontě po 30 dnech, protokol našeho odesílacího pluginu po 14 dnech, protokoly serveru po 7 dnech.
• Zabezpečení našeho webu: úpravy souborů v administraci jsou vypnuté, rozhraní XML-RPC je vypnuté, seznamy uživatelských jmen nejsou zveřejněny a přístup k databázi využívá připravené dotazy.
• Ochrana proti zneužití: formuláře mají skryté pole, podepsaný časový token, Cloudflare Turnstile a limit počtu pokusů.
• Vlastní poštovní server: své e-maily neodesíláme prostřednictvím služby třetí strany pro hromadnou korespondenci.

8. Další zpracovatelé

Udělujete nám obecné povolení využívat další zpracovatele uvedené v tabulce. Než nějakého přidáme nebo nahradíme, informujeme vás e-mailem nebo na této stránce. Z vážného důvodu týkajícího se ochrany osobních údajů můžete do 30 dnů vznést námitku. Pokud se nedohodneme, může kterákoli strana ukončit dotčenou službu.

9. Předání do jiných zemí

Cloudflare, Inc. sídlí ve Spojených státech. Pro toto předání se opíráme o rámec EU–USA pro ochranu osobních údajů (Data Privacy Framework), pokud je poskytovatel certifikován, a o standardní smluvní doložky.

Anthropic sídlí ve Spojených státech. Údaje z Fair Lead Hub, které putují k Anthropic za účelem čtení vizitek a personalizace e-mailů, jsou předávány pouze s vhodnými zárukami.

Sídlíme v Turecku (Türkiye), pro které neexistuje rozhodnutí EU o odpovídající ochraně, a údaje odtud otevíráme. Pokud pravidla pro předávání vyžadují záruky pro vaše údaje, dohodneme s vámi vhodné záruky, například standardní smluvní doložky Evropské komise. Napište na legal@aphroa.com a zajistíme je.

10. Smazání a vrácení

Po skončení služby vaše osobní údaje podle vaší volby do 30 dnů smažeme nebo vám je vrátíme. Kontakty z Fair Lead Hub vracíme jako soubor CSV. Přístup, který jste nám poskytli, se již nepoužívá. Údaje uchováváme pouze tehdy, pokud to vyžaduje právo, a pak pouze pro tento účel.

11. Informace a audity

Na požádání vám poskytneme informace potřebné k prokázání, že tuto smlouvu dodržujeme. Pokud to nestačí, můžete naše zpracování zkontrolovat, po přiměřeném upozornění, v pracovní době a bez rušení našich dalších zákazníků. Každá strana nese své vlastní náklady. Kontroly se týkají pouze zpracování vašich údajů.

12. Odpovědnost a další podmínky

Na tuto smlouvu se vztahují podmínky odpovědnosti z našich obchodních podmínek. Pokud se tato smlouva a podmínky v otázce osobních údajů liší, platí tato smlouva.

13. Rozhodné právo a příslušnost soudů

Tato smlouva se řídí právem Turecké republiky. Příslušné jsou soudy a exekuční úřady v Eskişehiru, pokud závazné právní předpisy nestanoví jinak.

14. Kontakt

Dotazy k této smlouvě: legal@aphroa.com.