Contrato de encargo de tratamiento de datos (DPA)

Esta es una traducción de cortesía. La versión en inglés es la vinculante.

Este contrato establece cómo trata Aphroa los datos personales por cuenta de usted. Se aplica a Fair Lead Hub y a todo servicio en el que podamos ver datos personales en su sitio web o en sus sistemas. Usted es el responsable del tratamiento y Aphroa es su encargado del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD. Forma parte de nuestras condiciones generales y entra en vigor cuando usted hace un pedido o inicia una prueba.

1. Partes y ámbito

• Responsable del tratamiento: la empresa que hace el pedido o inicia una prueba («usted»).
• Encargado del tratamiento: Sedeus, una empresa individual que opera bajo la marca Aphroa («nosotros»). Titular de la empresa: Sercan Uslu. La dirección y los datos de contacto figuran en el aviso legal.
• Servicios cubiertos: Fair Lead Hub, y Website Fix & Speed, New Website, SEO & AI Visibility, Integrations & Automation y For Agencies cuando usted nos da acceso a sistemas que contienen datos personales.
• Los datos personales que usted nos envía en un formulario de solicitud o de pedido los tratamos nosotros como responsable del tratamiento. Esto se describe en nuestra política de privacidad, no aquí.

2. Objeto y duración

El objeto es el tratamiento descrito en el apartado 3. El contrato se mantiene mientras prestemos un servicio cubierto por él, más el tiempo que necesitemos para devolver o eliminar los datos conforme al apartado 10.

3. Naturaleza y finalidad del tratamiento

• Fair Lead Hub: proporcionamos la aplicación web con la que usted escanea tarjetas de visita, lee los datos que contienen, guarda y exporta los contactos y prepara y envía correos de bienvenida y de seguimiento desde su propia dirección y su propio SMTP. Los correos de seguimiento se personalizan con herramientas automáticas.
• Trabajos en su sitio web o en sus sistemas: utilizamos el acceso que usted nos da para realizar el trabajo acordado. Podemos ver datos personales almacenados allí, por ejemplo entradas de formularios, pedidos o cuentas de usuario. Los utilizamos únicamente para realizar el trabajo.
• Tratamos los datos únicamente para estas finalidades y no para fines propios. No los vendemos.

4. Tipos de datos y personas afectadas

• Fair Lead Hub: personas cuyas tarjetas de visita usted escanea o cuyos datos introduce; su propio personal que utiliza la aplicación. Datos: nombre, cargo, empresa, dirección de correo electrónico, número de teléfono, sitio web, el contenido de los correos de seguimiento preparados para ellas y los datos de cuenta de sus usuarios.
• Trabajos en sus sistemas: sus clientes, visitantes del sitio web, usuarios y personal, en la medida en que sus datos estén en los sistemas a los que podamos acceder. Datos: datos de contacto, datos de cuenta, datos de pedidos y de formularios, datos técnicos.
• Le rogamos que no nos facilite categorías especiales de datos (art. 9 del RGPD) ni datos sobre condenas penales. Si sus sistemas contienen tales datos, indíquenoslo antes de darnos acceso.

5. Sus obligaciones

• Usted es responsable de la licitud del tratamiento, incluidos una base jurídica, la información a las personas afectadas y, cuando sea necesario, su consentimiento para los correos electrónicos.
• Usted nos da instrucciones por escrito (el correo electrónico cuenta). Nuestras condiciones, el presupuesto y su uso del servicio constituyen sus instrucciones completas al inicio.
• Usted nos comunica sin demora si una instrucción no puede cumplirse lícitamente o si los datos son incorrectos.

6. Nuestras obligaciones

• Tratamos los datos personales únicamente siguiendo sus instrucciones documentadas, también en las transferencias a otros países, salvo que la ley exija otra cosa. Le informamos si consideramos que una instrucción infringe la normativa de protección de datos.
• Toda persona que tenga acceso a los datos por cuenta nuestra está obligada a la confidencialidad.
• Aplicamos las medidas del apartado 7.
• Recurrimos a subencargados únicamente conforme a lo establecido en el apartado 8.
• Le ayudamos, en la medida de lo posible, a responder a las solicitudes de las personas afectadas (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad, oposición). Si una de estas personas nos escribe directamente, le trasladamos la solicitud a usted.
• Le ayudamos a cumplir sus obligaciones conforme a los artículos 32 a 36 del RGPD (seguridad, notificación de violaciones, evaluación de impacto, consulta previa), teniendo en cuenta lo que sabemos.
• Se lo comunicamos sin dilación indebida, y como máximo en 24 horas, desde que tengamos conocimiento de una violación de la seguridad de los datos personales que afecte a sus datos, y le facilitamos la información de que dispongamos para ayudarle a notificarla.
• Le facilitamos la información necesaria para demostrar que cumplimos este contrato (apartado 11).

7. Medidas técnicas y organizativas

Estas medidas se aplican a nuestro sitio web, a los formularios y a los sistemas de correo.

• Conexiones cifradas: nuestro sitio web y los formularios funcionan únicamente a través de HTTPS. Los correos electrónicos se envían desde nuestro propio servidor de correo mediante conexiones cifradas.
• Acceso limitado: el acceso a sus datos se limita a las personas que lo necesitan para su trabajo. Le pedimos que dé el acceso mediante una cuenta temporal creada para el trabajo. Utilizamos el acceso únicamente para el trabajo y le pedimos que lo cierre cuando este termine.
• Minimización de datos: no guardamos direcciones IP en nuestros registros de leads y de consentimiento; guardamos un hash que cambia cada día. Solo pedimos los datos que un trabajo necesita.
• Conservación breve: los registros se eliminan automáticamente al terminar su plazo de conservación: los leads a los 24 meses, los correos en cola a los 30 días, el registro de nuestro plug-in de envío a los 14 días y los registros del servidor a los 7 días.
• Refuerzo de la seguridad de nuestro sitio web: la edición de archivos en el área de administración está desactivada, la interfaz XML-RPC está desactivada, no se exponen listas de nombres de usuario y el acceso a la base de datos utiliza sentencias preparadas.
• Protección contra abusos: los formularios tienen un campo oculto, un token de tiempo firmado, Cloudflare Turnstile y un límite de intentos.
• Servidor de correo propio: no enviamos nuestros correos electrónicos a través de un servicio de envío de terceros.

8. Subencargados

Usted nos concede una autorización general para recurrir a los subencargados de la tabla. Se lo comunicamos por correo electrónico o en esta página antes de añadir o sustituir alguno. Usted puede oponerse por un motivo fundado de protección de datos en un plazo de 30 días. Si no llegamos a un acuerdo, cualquiera de las partes puede dar por terminado el servicio afectado.

9. Transferencias a otros países

Cloudflare, Inc. tiene su sede en Estados Unidos. Para esta transferencia nos basamos en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. cuando el proveedor está certificado, y en las cláusulas contractuales tipo.

Anthropic tiene su sede en Estados Unidos. Los datos de Fair Lead Hub que van a Anthropic para la lectura de tarjetas y la personalización de correos solo se transfieren con garantías adecuadas.

Tenemos nuestra sede en Türkiye, país para el que no existe una decisión de adecuación de la UE, y accedemos a los datos desde allí. Si las normas sobre transferencias exigen garantías para sus datos, acordamos con usted las adecuadas, por ejemplo las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea. Escriba a legal@aphroa.com y las ponemos en marcha.

10. Eliminación y devolución

Cuando el servicio termina, eliminamos sus datos personales o se los devolvemos, según usted elija, en un plazo de 30 días. Devolvemos los contactos de Fair Lead Hub en un archivo CSV. El acceso que usted nos dio deja de utilizarse. Solo conservamos datos si la ley lo exige y, en ese caso, únicamente para esa finalidad.

11. Información y auditorías

A petición suya, le facilitamos la información necesaria para demostrar que cumplimos este contrato. Si esto no basta, usted puede comprobar nuestro tratamiento, con un preaviso razonable, en horario laboral y sin perturbar a nuestros demás clientes. Cada parte asume sus propios costes. Las comprobaciones abarcan únicamente el tratamiento de sus datos.

12. Responsabilidad y otras cláusulas

Las cláusulas de responsabilidad de nuestras condiciones generales se aplican a este contrato. Si este contrato y las condiciones difieren en materia de datos personales, prevalece este contrato.

13. Derecho aplicable y jurisdicción

Este contrato se rige por las leyes de la República de Türkiye. Los tribunales y las oficinas de ejecución de Eskişehir son competentes, salvo que una norma imperativa disponga otra cosa.

14. Contacto

Preguntas sobre este contrato: legal@aphroa.com.